To przykład demonstracyjny, nie realizacja dla klienta. Pokazujemy go na naszym warsztacie automatyzacji. Nie podajemy wyników ani oszczędności, bo zależą od wolumenu i procesów konkretnej firmy.
Wyobraź sobie skrzynkę, na którą przychodzą faktury kosztowe w PDF. Ktoś otwiera każdą, przepisuje numer, datę, kontrahenta i kwoty do arkusza, a potem zapisuje plik w folderze. Na koniec miesiąca z tego arkusza powstaje zestawienie. To typowa czynność, w której dane przepisuje się ręcznie z jednego miejsca w drugie.
Najpierw rachunek
Zanim cokolwiek zbudujesz, policz, ile kosztuje ręczna wersja: ile faktur w miesiącu, ile minut na jedną, razy koszt godziny pracy, razy dwanaście. Jeśli kwota jest mała, automat może się nie opłacić. Uwzględnij też koszt eksploatacji: plan Make lub n8n, opłaty za model AI i czas osoby, która pilnuje automatu.
Jak działa automat, krok po kroku
- 01Wyzwalacz: nowy mail z PDFAutomat obserwuje skrzynkę z filtrem na wiadomości z załącznikami PDF. Gdy przyjdzie nowa, rusza.
- 02Rozdzielenie załącznikówJeśli w jednym mailu jest kilka faktur, automat przechodzi po każdym załączniku osobno.
- 03Moduł AI wyciąga danePrompt ekstrakcyjny każe modelowi zwrócić wyłącznie ustalone pola: numer faktury, datę wystawienia, termin płatności, sprzedawcę, NIP, kwoty netto, VAT i brutto, walutę oraz ocenę pewności: wysoka, średnia lub niska.
- 04Wiersz w arkuszuDane trafiają jako nowy wiersz do arkusza. Automat nie widzi ekranu, widzi pola, dlatego nagłówki kolumn muszą istnieć przed mapowaniem.
- 05Plik na dyskuFaktura zapisuje się w folderze pod nazwą według schematu rok-miesiąc_kontrahent_numer, więc każdy znajdzie ją bez przeszukiwania poczty.
- 06Powiadomienie o błędzieGdy któryś krok się nie uda, odpowiedzialna osoba dostaje powiadomienie. Automat, który pada po cichu, jest gorszy niż brak automatu.
Na warsztacie budujemy ten scenariusz w Make, gdzie wystarcza darmowy plan. Ten sam przepływ można zbudować w n8n, hostowanym u nas lub u Ciebie, gdy rośnie wolumen albo dane muszą zostać w firmie.
Gdzie decyduje człowiek
To ty jesteś szefem, nie AI. Model wyciąga dane szybko, ale potrafi pomylić kwotę albo datę równie pewnym tonem, jak poda prawdziwą. Przy pieniądzach sprawdzasz zawsze. Dlatego w tym przykładzie automat niczego nie księguje ani nie płaci sam.
- Wiersze z oceną pewności średnią lub niską oznaczasz do sprawdzenia, zanim trafią dalej.
- Osoba odpowiedzialna przegląda wyciągnięte dane i porównuje je z fakturą, zanim zestawienie trafi do księgowości.
- Czynności nieodwracalne, takie jak płatność, wysyłka do kontrahenta czy kasowanie plików, zawsze zatwierdza człowiek.
- Każdy automat ma właściciela z imienia i nazwiska oraz wpis w rejestrze automatyzacji: co robi, co go uruchamia i co zrobić, gdy przestanie działać.
Od arkusza do zestawienia
Gdy dane z faktur są już w jednej tabeli, zestawienie przestaje wymagać przepisywania. Ta sama zasada działa przy scalaniu kilku plików o różnym układzie, na przykład Excela, CSV i PDF, w jeden spójny plik. Nie edytujemy starych arkuszy, tylko wyciągamy dane i budujemy plik od nowa. Zestawienie może raz w tygodniu, na przykład w piątek o 8:00, trafiać mailem do właściciela razem z krótkim komentarzem przygotowanym przez AI: co urosło, co spadło i co wymaga decyzji. Komentarz to szkic do przeczytania, a nie gotowa analiza.
Ograniczenia, o których mówimy wprost
- Skany i zdjęcia z telefonu wyciągają się gorzej niż czyste PDF-y. Zdjęcie da się zamienić w dane, ale potrzebny jest krok akceptacji człowieka. Nie obiecujemy stuprocentowej skuteczności.
- Test na jednym ładnym dokumencie niczego nie dowodzi. Sprawdzamy na dwóch lub trzech prawdziwych fakturach od różnych kontrahentów.
- Jeśli Twój system księgowy nie ma gotowego połączenia, nie improwizujemy integracji. To osobny projekt wdrożeniowy.
- Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF objął ogół przedsiębiorców, więc dane fakturowe są dostępne w ustrukturyzowanej postaci. Pełna integracja z KSeF to temat na poziom PRO albo na wdrożenie.
Jeśli w Twoim biurze jest podobna czynność, umów 15-minutową rozmowę. Opowiesz, skąd przychodzą dokumenty i dokąd mają trafić, a my powiemy, czy automat ma tu sens i od czego zacząć.