Jak sprawdzić możliwość dofinansowania szkolenia AI w BUR

Dofinansowanie szkoleń to temat, w którym łatwo o uproszczenia. Sama obecność szkolenia w Bazie Usług Rozwojowych nie oznacza, że każda firma dostanie pieniądze. O tym, czy i ile dostaniesz, decydują aktualny program, warunki operatora lub urzędu pracy, sytuacja Twojej firmy i to, czy konkretna usługa spełnia wymagania naboru.

Wpis Olbio do Bazy Usług Rozwojowych jest w przygotowaniu. Od 2026 r. KFS finansuje wyłącznie usługi firm wpisanych do BUR, dlatego przed zapisem potwierdzimy, czy wybrane szkolenie może być objęte wsparciem i na jakich warunkach.

BUR, PARP i operatorzy: kto za co odpowiada

• BUR (Baza Usług Rozwojowych) to ogólnopolski rejestr usług rozwojowych na platformie uslugirozwojowe.parp.gov.pl. To baza, a nie źródło pieniędzy.
• PARP to instytucja, która prowadzi BUR, weryfikuje firmy szkoleniowe i monitoruje jakość usług.
• Pieniądze pochodzą z programów. W programach regionalnych (PSF) przydziela je operator w województwie, w KFS powiatowy urząd pracy, w FERS instytucja prowadząca dany nabór.

Każdy program ma własny regulamin. Wpis firmy szkoleniowej do BUR jest warunkiem dostępu do wielu z nich, ale nie przesądza o przyznaniu wsparcia konkretnemu klientowi.

KFS: zasady po reformie z 1.01.2026

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to najczęstsza ścieżka dla małych firm. Od 1 stycznia 2026 r. finansuje wyłącznie usługi podmiotów wpisanych do BUR. Wniosek składa pracodawca do swojego powiatowego urzędu pracy, elektronicznie, na formularzu PSZ-KFS przez praca.gov.pl, z Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

• Zasady programu przewidują dofinansowanie 90% dla mikrofirm i jednoosobowych działalności (0–9 etatów) oraz 70% dla firm od 10 etatów. Próg 10 etatów jest ostry.
• Limit na uczestnika według zasad programu to 17 807 zł rocznie. Urzędy dokładają własne ograniczenia w regulaminach naborów.
• Priorytet 3 KFS obejmuje umiejętności cyfrowe i AI.
• Nabory zwykle odbywają się w marcu i kwietniu oraz we wrześniu i październiku, z rezerwy. Terminy ogłasza Twój urząd.
• Urząd ocenia wnioski punktowo, a nie według kolejności złożenia, a pula środków w jednym urzędzie jest ograniczona.

Te stawki i limity to zasady programu, a nie gwarancja. Dofinansowanie dostaniesz tylko wtedy, gdy urząd pracy przyzna środki na Twój wniosek.

Inne ścieżki: PSF i FERS

W programach regionalnych (PSF) usługa musi mieć aktywną kartę w BUR, a poziom wsparcia, według naszych materiałów od 50 do 80%, ustala operator wojewódzki. FERS, na przykład Akademia HR, działa według regulaminu konkretnego naboru i może wymagać usługi z BUR. Program KPO zakończył się 31.08.2026 r., więc nie jest już dostępną ścieżką. Zanim zaplanujesz szkolenie, sprawdź aktualny regulamin u operatora.

Jak sprawdzić, czy Twoja firma może skorzystać

1. 01Sprawdź podstawowe warunkiSkładki na Fundusz Pracy opłacane od co najmniej 6 miesięcy, brak zaległości podatkowych i składkowych, firma nie jest w likwidacji ani upadłości.
2. 02Sprawdź limit de minimisDofinansowanie KFS to pomoc de minimis. Limit to 300 tys. EUR ze wszystkich źródeł w 3 lata podatkowe. Swój NIP sprawdzisz w bazie SUDOP (sudop.uokik.gov.pl).
3. 03Policz etatyOd liczby etatów zależy poziom wsparcia w KFS. Licz etaty, a nie osoby, bo to one decydują o progu.
4. 04Znajdź właściwy program i nabórSprawdź ogłoszenia swojego powiatowego urzędu pracy albo operatora PSF w województwie. Zwróć uwagę na limity i priorytety w regulaminie.
5. 05Potwierdź usługę w BURZapytaj firmę szkoleniową, czy jest wpisana do BUR i czy wybrane szkolenie ma kartę usługi. Poproś o link do karty, żeby to sprawdzić samodzielnie.
6. 06Zbierz dokumenty i złóż wniosekUzasadnienie dla każdego uczestnika, program szkolenia, wzór certyfikatu, formularz de minimis i dwie oferty porównawcze. Na uzupełnienie braków jest zwykle 7–14 dni, inaczej wniosek przepada w danym naborze.

Czego nie robić przed decyzją urzędu

• Nie zaczynaj szkolenia przed podpisaniem umowy z urzędem. Koszty poniesione wcześniej nie podlegają dofinansowaniu.
• Nie wpłacaj zaliczek ani opłat rezerwacyjnych przed umową.
• Nie zakładaj z góry, że dostaniesz pełną kwotę. Zaplanuj budżet tak, żeby decyzja odmowna nie zatrzymała projektu.

Po szkoleniu pracodawca musi jeszcze rozliczyć się z urzędem, a faktura powinna zgadzać się z wnioskiem co do nazwy usługi, liczby godzin i zakresu. Warto o tym pamiętać już przy wyborze oferty.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy szkolenie dla Twojego zespołu może zostać dofinansowane, umów 15-minutową rozmowę. Powiemy, jaki jest aktualny status naszego wpisu do BUR i które warunki warto sprawdzić w pierwszej kolejności.